Não sei se todos sabem, mas tenho uma quedinha pela administração e por isso uma das minhas espacializações é em Gestão de Negócios e eu adoro usar algumas ferramentas da administração para ajudar os meus clientes adolescentes a se organizarem melhor.

Já falamos aqui no canal que adolescente adora coisa prática e adoram ver as coisas acontecerem!

Seu cérebro ainda está em formação quanto a área de planejamento e nós podemos, e muito, ajudá-los a se planejarem e a se organizarem, coisas que trazem muito transtorno em suas vidas seja em casa com a família, seja na escola.

(Veja aqui o vídeo sobre esse tema: “Entendendo o Cérebro Adolescente”; o artigo “O Cérebro Adolescente e seus diferenciais”; e a aula que fiz também junto da Laiss Bertola sobre O Cérebro adolescente - Perspectivas e considerações para o atendimento clínico).

Uma ferramenta que uso muito, “roubada da administração” é a 5W2H, quem curte empreendedorismo já deve ter ouvido bastante e até usado para colocar seus planos em ação, mas vou falar dela aqui como uma ferramenta da clínica de psicologia, e sendo assim, vou falar um pouco sobre de onde ela veio, onde é mais usada e depois vou falar como usamos essa ferramenta de forma “psi”, ok?

Então deixa o preconceito de lado, se você não curte muito essas coisas de empresas e vem comigo!!!

O que é 5W2H?

À primeira vista esse nome pode até parecer uma expressão numérica, mas fique tranquilo!!!! Está longe disso. O 5W2H é uma ferramenta usada para gestão, mais especificamente para planos de ações. Foi inventada no Japão. Inicialmente usada nas empresas automotivas, mas logo se expandiu para várias áreas das empresas como gestão de qualidade e controle.

Atualmente, o 5W2H é usado de forma bem diversificada e até mesmo no dia a dia de quem tem mais facilidade com ela, que vão desde programar uma viagem até o planejamento estratégico de um negócio, contribuindo assim para que todos os envolvidos entendam com clareza quais são os passos a serem seguidos, quem são os responsáveis por cada etapa e quando cada atividade deve ser concluída.

Apesar de toda essa utilidade, acredite, ela não é uma ferramenta mega complexa que você terá que fazer um curso inteiro só para entendê-la. Na verdade o W e o H, são nada mais do que as iniciais, em inglês, de sete palavras-chave para o desenvolvimento do método:

• What (o que);
• Why (por que);
• Where (onde);
• When (quando);
• Who (quem);
• How (como);
• How Much (quanto). 

Tendo em mãos essas simples palavras, você conseguirá iniciar o planejamento e elaborar perguntas que servirão de base para a aplicação do método. Assim sendo, seu objetivo central é, a partir das perguntas, encontrar respostas que definam com clareza, simplicidade e objetividade todos os dados fundamentais do seu plano de ação.

Vamos a como usá-la (ainda de forma geral):

É preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificar e propor soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de perguntas para se chegar a um ponto comum. Ou seja: Identificar o problema a ser sanado, ou organizado.

É interessante que fiquemos atentos a algumas pegadinhas:

• Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;
• Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
• É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

Pronto! Você já tem uma ideia do que é esse 5W2H. Vou só explicar com um pouco mais de detalhes como usar cada uma dessas “perguntas” e partimos para nosso exemplo que te ajudará na clínica.

5W2H

• What – O que deve ser feito: descreva todas as etapas necessárias para atingir o objetivo proposto.
• Why – Por que será feito: solicita que o executor do plano de ação justifique a necessidade de se alcançar o objetivo definido.
• Where – Onde será feito: você deverá determinar onde serão executadas as tarefas para a concretização do plano.
• When – Quando será feito: determine um período para finalização de todas as ações, de modo a garantir que elas sejam executadas no prazo estipulado para atingir o objetivo.
• Who – Por quem será feito: delegue as atividades adequadamente a cada profissional envolvido, caso haja, para evitar que problemas com atribuições interfiram no andamento do projeto.
• How – Como será feito: definir os métodos que serão necessários para execução de cada etapa proposta no plano de ação.
• How Much – Quanto, o custo: determinar o valor do investimento necessário para executar as etapas exigidas, o que inclui recursos financeiros e humanos.

Agora vamos a prática clínica e o que a gente faz com essa ferramenta massa!

Exemplo:

Vamos pensar em um adolescente com problemas em organizar o seu estudo. Como podemos ajudá-lo?

A ideia central do uso dessa ferramenta em consultório é fazer com que o adolescente se responsabilize por suas obrigações e pelas coisas que deseja em sua vida.

Aplicando o 5W2H com adolescentes:

• What – O que deve ser feito: descreva todas as etapas necessárias para atingir o objetivo proposto.

Aqui o adolescente vai responder as etapas que ele deve fazer ao logo do dia, semana e mês para atingir o seu objetivo de estudar melhor.

Obs: Não passe de planejamento mensal, pois para os adolescentes é complicado planejar a longo prazo.

• Why – Por que será feito:

Solicite que o adolescente justifique a necessidade de se alcançar o objetivo definido por ele.

Aqui teremos todas as razões pelas quais o adolescente quer realmente ser um bom estudante.

• Where – Onde será feito:

O adolescente determinará onde serão executadas as tarefas para a concretização do seu plano de estudo.

• When – Quando será feito:

Determine com o adolescente um período para finalização de todas as ações, de modo a garantir que elas sejam executadas no prazo estipulado para atingir o objetivo. Ou seja, ajude-o a fazer sua agenda com os horários de estudo.

• Who – Por quem será feito:

Nada mais é do que definir com o adolescente o que deve ser feito por ele, o que deve ser feito pelo professor, pelos pais e assim por diante. Cabe ao adolescente definir quem são as pessoas que podem ajudá-lo no plano de estudo.

• How – Como será feito: definir os métodos que serão necessários para execução de cada etapa proposta no plano de ação.

O adolescente vai estudar sozinho? Com alguém? O que precisará ser feito para que esse estudo seja feito da melhor forma possível?

Por exemplo: se ele necessitará de aulas particulares, quem o levará? Ele irá sozinho?

• How Much – Quanto, o custo: determinar o valor do investimento necessário para executar as etapas exigidas, o que inclui recursos financeiros e humanos.

Nessa etapa em alguns casos não entraremos em recursos financeiros, mas podemos traçar essa etapa junto aos pais. Mas quanto aos custos humanos podemos detalhar com o adolescente. O que ele está disposto a abrir mão para se tornar esse aluno?

Conclusão  

A fermenta como apresentei é ao mesmo tempo simples e complexa.

Faça o máximo de perguntas possíveis com o objetivo de estimular o pensamento do adolescente.

Você pode usar essa ferramenta para vários planos com o adolescente, use a sua imaginação!

Aqui (neste link) você encontrará o 5W2H preparadinho para baixar no seu computador, adaptar às suas necessidades e utilizar.

E qualquer dúvida não hesite em mandar o seu comentário. :)